اصول نوشتن نامه اداری

برخی اصطلاحات رایج در نامه های اداری

دستورهای کوتاه (پاراف) 

در عرف اداری دستوراتی است که در قالب عبارات یا جملات کوتاهی توسط مدیران و سرپرستان در حاشیه نوشته های اداری خطاب به واحدها و افراد نوشته می شود.
به این دستورها «پی نوشت» و «هامش نویسی» هم گفته می شود.

مثال:

– با سلام و احترام /  لطفا اقدام لازم مبذول فرمایید. /  سپاس
– مراتب جهت بررسی به دایره مالی  /  با احترام
– آقای… لطفا اقدام فرمایید.
– اقدام شود.
– موافقم، اقدام کنید.
– گزارش شود.
– فوری اقدام لازم انجام شود.

اعلام

اعلام، به معنای ”آگاهانیدن” و ”آگاه کردن” و ”شناساندن” است و با افعال ”می‌دارد” و ”می‌نماید” و ”می‌کند” و ”می‌شود” و ”می‌گردد” به‌کار می‌رود. ”اعلام نظر” هم زمانی به‌کار می‌رود که فرستنده برای اجرای کار، نیاز به نظر مشورتی شخص ثانوی دارد  و با ذکر آن از مخاطب یا مقام بالاتر نظرخواهی می‌کند.

ایفاد

ایفاد در لغت به معنای فرستادن و روانه کردن است.

مثال:
بدینوسیله یک نسخه … مربوط به …. جهت هرگونه اقدام لازم ایفاد می گردد.

مقتضی

معانی :
1. درخور، مناسب، شایسته
2. حاجت، ضرورت، لزوم
3. سبب، موجب، علت
4.تقاضا‌کننده؛ خواهان

مقتضی دانستن = 1 – شایسته دانستن . 2 – لازم دانستن  (مثال: هر موقع شهربانی مقتضی بداند دوچرخه های کرایه را معاینه خواهد نمود.)

اقدام مقتضی = مجموعه فرمان هایی است در مورد کارهای خاص ، لازم ، قانونی و ضروری که در حیطه اختیارات مسئول ذیربط قرار دارد.

مثال :

– لذا خواهشمند است دستور فرمایید اقدام مقتضی در این خصوص مبذول نمایند.
– خواهشمند است دستورات مقتضی صادر فرمائید.
– بدینوسیله پیرو مذاکرات تلفنی بعمل آمده با جنابعالی خواهشمند است وقت ملاقاتی جهت مدیر عامل این شرکت در وقت مقتضی جهت ارایه و معرفی حضوری منظور فرمایید.
– نظر به اینکه اینجانب در روز … تاریخ … جهت ملاقات با همکاران عزیز درسالن جلسات شرکت حضور خواهم داشت لذا خواهشمند است به نحو مقتضی مراتب به اطلاع کلیه کارکنان محترم رسیده تا درصورت تمایل به سالن جلسات مراجعه نمایند.
– خواهشمند است دستور فرمایید نسبت به ارسال تائیدیه به این شرکت اقدام مقتضی معمول فرمایند.
– مقتضی است جهت حضور نماینده محترم آن شرکت در جلسه هماهنگی لازم انجام و اسامی ایشان به این امور اعلام گردد.
– لذا خواهشمند است درخصوص حضور اعضای تیم جناب آقایان تام و جری دستورات مقتضی را صادر فرمایید.

مبذول

مبذول = بخشیده شده، خرج شده، مصرف شده.
مبذول فرمایید = فرمان دهید
مبذول داشتن = دادن ، بخشیدن، عنایت کردن، به کار بردن.
مبذول فرمودن = مبذول کردن = بخشیدن، دادن، واگذار کردن

مثال :

– خواهشمند است با توجه به … مساعدت لازم مبذول فرمایید.
– لذا خواهشمند است درصورت صلاحدید با تقاضای بنده موافقت فرموده و دستورات لازم را در این خصوص مبذول فرمایید.
– لذا خواهشمندم مساعدت لازم مبذول و دستورات لازم را صادر فرمایید.
– خواهشمند است در این خصوص عنایت لازم مبذول فرمایید.
– خواهشمند است دستور فرمایید بمنظور برگزاری جلسه در تاریخ … برای بررسی موارد کاری و مباحثه فنی بررسی و اقدام لازم مبذول و نتیجه را جهت هماهنگی های لازم به این امور اعلام فرمایند.

پی نوشت

به معنای ”پایین نوشته شده” میباشد.  به مطالبی که در پایین کاغذ و نامه می آید گفته می شود . پی نوشت بطور معمول برای نوشتن دستور اجرا به کار می رود که در حقیقت ” هامش ” نامه است.

هامش

واژه‌ای است عربی و در لغت به معنای حاشیه و مرز. در اصطلاح اداری مترادف با ”پی نوشت” و ”حاشیه” است و به مطالبی که در حاشیه نامه نوشته می شود گفته میشود.

پیوست

هر مدرکی که همراه نامه فرستاده می شود پیوست نام دارد.

رونوشت

عبارت است از نسخه برداری یا کپی برداری از نامه اصلی . اگر نامه ای اداری دارای سه رونوشت برای سه جای مختلف باشد ، آن نامه در پنج نسخه تایپ می شود که سه نسخه برای آن سه مقصد مشخص و یک نسخه از رونوشت نیز برای بایگانی قسمت مربوطه در نظر گرفته می شود. یک نسخه هم نامه اصلی است.

اندیکاتور (نامه نا)

به دفتری گفته می شود که برای ثبت تمام نامه های وارده و صادره به کار گرفته میشود و بطور معمول در دبیرخانه نگهداری می شود.

نکته : “ذیل” درست است یا “زیر” ؟ و اصولا کی “ذیل” استفاده کنیم، کی “زیر”؟

معانی که برای ذیل آمده است: (فرهنگ فارسی معین)

1 – دامن جامه ؛ پایین هر چیز.

2 – آخر هر چیز. ج . اذیال.

3 – دنباله ، پایین.

4 – دامنه.

5 – بخشی در پایین کتاب که برای توضیح بعضی مطالب متن نویسند.

6 – رساله یا کتابی که در تکمیل مطالب کتاب دیگر نویسند.

ذیل در نامه های اداری که دارای جدول باشه استفاده میشه جدول که پایین امضا باشه ذیل استفاده میشه.

ذیل الذکر : آن چه در پایین ذکر شده است. آن چه در زیر آورده شده است.

نکته : قبل از ارسال نامه این پرسشها را از خود بپرسید:

1. آیا این نامه در نامه نگاری اداری تصویر مناسبی از سازمان ارائه می کند؟
2. آیا برای خواننده جالب و درک آن آسان است؟
3. آیا منظورتان را به وضوح برآورده می کند؟
4. آیا همه واقعیت ها را در بردارد و دارای نظمی منطقی است؟
5. آیا آنچه را که می خواستید بگویید گفته است؟
6. آیا لحن نامه نگاری اداری صحیح است؟
7. آیا مشخص می کند چه کسی باید چه کاری انجام دهد؟
8. آیا به کسانی که لازم است از محتوای آن مطلع گردند در نامه نگاری اداری نسخه رونوشت تهیه کرده اید؟

اگر پاسخ همه این پرسش ها “آری” است مطمئن باشید که یک نامه خوب تهیه کرده اید.

نکته : کاربر نادرست برخی واژه های ترکیبی ساخته شده در زبان فارسی

واژه هایِ ممهور ، نمایانگر ، نظرات ، تکمیل نقایص،  نوین و واژه های مجعولِ فوق الذکر ، صدر الذکر و ذیل الذکر را نباید در جمله به کار برد.توضیح آنکه:

 واژه ممهور ، از « مهر» که واژه ای فارسی است بر وزن مفعول عربی ساخته شده است و به کاربردن آن نادرست است. به جای آن می توان مهر شده را به کار برد.

و اما نمایان خود صفت است و نیازی به اضافه کردن پسوند صفت ساز «گر» ندارد.

نظر نیز واژه سه حرفی عربی است و وازه های سه حرفی در زبان عربی با «ات» جمع بسته  نمی شوند.

نقایص جمع نقیصه است و نقیصه به معنای عیب و خوی بد است. بنا بر این ترکیب تکمیل نقایص ترکیب نادرستی است. به جای آن باید گفت و نوشت: رفع نقایص

نوین هم ترکیب نادرستی است؛ زیرا « نو » خود صفت است و نیازی به استفاده از پسوند صفت ساز «ین» نیست. بنا بر این عبارت اقتصاد نوین و عبارت های مشابه آن نادرست است.

نکته : کاربرد نادرست عبارت  رایج « لازم به ذکر است »

به کاربردن عبارت های « لازم به ذکر است » ، « لازم به توضیح است » یا « لازم به یاد آوری است » نادرست است ؛ زیرا لازم حرف اضافه « به » نمی گیرد ؛ چنانکه نمی گوییم « لازم به میز است » بلکه می گوییم « میز لازم است ».

به جای این عبارت ها می توان گفت : « لازم است توضیح داده شود » ، « لازم است یاد آوری شود » ؛ هر چند که بهتر است از این عبارت های قالبی رایج استفاده نکنیم.

به جای این عبارت های قالبی می توان از عبارت هایی همچون «یاد آوری می شود» ، «تأکید می نماید»، «گفتنی است»، «خاطر نشان می سازد» و… به نحوی که  متناسب با مفهوم مورد نظر در جمله باشد استفاده کرد.

نکته : کاربرد نادرست واژه های جمع (فارسی یا عربی)

گاهی برخی از واژه های عربی رایج در زبان فارسی با نشانه های جمع فارسی(ها و ان) جمع بسته و به کار برده می شوند. وازه هایی مانند : اسبا ب ها ، سلاح ها و امورات از این قبیل اند که در واقع دوباره با نشانه های جمع فارسی جمع بسته شده اند به کار بردن این ترکیب ها نادرست است. باید آنها را بدون نشانه جمع فارسی و یا به صورت سبب ها ، اسلحه ها و کارها نوشت .

همین طوراست واژه هایی مانند: آثارها ، اشعارها ، حروف ها و اعمال ها و مدارک ها که باید بدون علامت جمع « ها » نوشته شود.

واژه های فارسی را نیز نباید با نشانه ها ی جمع عربی جمع بست؛ زیرا  نشانه جمع در فارسی « ها » و « ان » است . از این رو واژه های پیشنهادات ، گزارشات، فرمایشات ، سفارشات و تراوشات که متأسفانه در بسیاری از گفتارها و نوشتارهای فارسی استفاده می شود نادرست است.

واژه های سه حرفی عربی مانند : نظر و خطر و اثر را نیز ،‌ نباید به صورت نظرات و خطرات و اثرات نوشت ؛ زیرا شکل صحیح نوشتاری آنها نظرها ، خطرها و اثرها (آثار) است.

همین طور گاهی واژه هایی همچون : بازرس ، استاد و داوطلب را که فارسی اند به صورت « بازرسین» ، «اساتید» و  «داوطلبین » جمع   می بندند و غلط است ؛ زیرا همه اینها فارسی اند؛ به جای آنها باید گفت و نوشت : بازرسان ، استادان و داوطلبان.

نکته : تناسب در معنا و کاربرد واژه ها

برخی از واژه ها که کاربرد فراوانی هم در نوشته ها دارند ،گاهی به غلط به کار برده می شوند. واژه هایی مانند:
«چنانچه» به معنی اگر،
«چنانکه» به معنی همان طور که،
« انجام » به معنی پایان،
و « ذیل » به معنی دنباله است.
از این رو به کار بردن آنها در غیر این معانی نادرست است.

همچنین، از به‌کار بردن واژه‌ها وترکیب هایی مانند :
« با این وجود » به جای « با وجود این » ،
« روی این اصل » به جای « از این رو» ،
« شکیل » به جای « خوشگل » ،
«کنکاش» به جای « کاوش یا کند وکاو» ،
« مکفی » به جای « کافی »
و« نشانگر» به جای « نشان دهنده » نیز باید پرهیز شود.

دوستان عزیز در همین صفحه کادری وجود دارد که شما میتوانید نظرات خودتون رو با من به اشتراک بگذارید، خوش حال میشم اگر انتقاد یا پیشنهادی داشتین با ما در میان بگذارید.